Agentes: seguimiento después de tus reuniones

Un agente es una instrucción guardada que Jurnie lleva a cabo después de tus reuniones: para qué reuniones es y qué debe hacer. Cuando una reunión coincide, el agente hace el trabajo y deja el resultado en la pestaña Agentes de la reunión. Todo lo que quiera cambiar en otra aplicación espera a tu aprobación, salvo que dejes que un agente de confianza lo haga directamente.

Crear un agente

1. Haz clic en Agentes en la barra lateral y luego en Añadir agente.
2. Elige Agente en blanco o un agente ya preparado de grupos como General, Trabajo con clientes o Comercial. La vista previa muestra Cuándo se ejecuta y Qué hace.
3. Haz clic en Usar agente (o en Empezar en blanco).
4. Ajusta los campos y haz clic en Añadir agente.

Un agente que necesita otra herramienta está marcado con Requiere y el nombre de la herramienta, como Requiere HubSpot. No se puede usar hasta que esa herramienta esté conectada; al seleccionarlo, se ofrece conectarla. Consulta Conectar Jurnie con tus otras herramientas.

Los campos

• Nombre: único entre los agentes que puedes ver.
• Cuándo ejecutarse: las reuniones a las que se aplica. Jurnie lee la transcripción de cada reunión procesada y solo ejecuta los agentes cuya descripción coincide claramente, así que «Llamadas de ventas con un cliente potencial» funciona mejor que «reuniones importantes».
• Qué debe hacer el agente: sus instrucciones. Sin una aplicación conectada, su resultado se queda en la ejecución: una recapitulación, una lista o un borrador de correo para que lo revises y lo envíes tú.

En Tu configuración, cada persona ajusta dos interruptores para sí misma:

• Enviarme un correo cuando este agente termine: activado de forma predeterminada. Te envía un correo cuando una ejecución termina, necesita tu revisión o falla, si también está activado Habilitar notificaciones por correo electrónico en la configuración de tu cuenta.
• Aprobar automáticamente las acciones de este agente: desactivado de forma predeterminada. Actívalo para un agente de confianza y los cambios que quiera hacer en otras aplicaciones se aplicarán sin esperarte. Algunas acciones siempre piden confirmación primero. Solo afecta a tus propias ejecuciones.

Compartir un agente

Un agente que creas se ejecuta en tus reuniones hasta que lo desactivas con su interruptor en Agentes. Para que tus compañeros lo usen, usa el menú de la parte superior de la página del agente y guarda, o el icono de su fila en Agentes. En Compartir con, elige:

• Privado: solo tú lo ves y se ejecuta automáticamente solo en tus reuniones. También puedes ejecutarlo a mano en reuniones que otros comparten contigo. Antes se llamaba «Personal».
• Uno de tus espacios de equipo: sus miembros pueden verlo y activarlo para sus propias reuniones. Consulta Espacios de equipo.
• Cualquiera en tu organización: todos en tu organización pueden verlo y activarlo para sus propias reuniones.

Una vez compartido, elige en Acceso qué pueden hacer: Puede ejecutar, o Puede editar para que también puedan cambiar lo que hace y eliminarlo. Si lo compartes con otro espacio de equipo o con toda tu organización, Acceso vuelve a Puede ejecutar. Si tu organización no usa espacios de equipo, o no estás en ninguno, el menú tiene en su lugar tres opciones: Privado, Cualquiera en tu organización puede ejecutar este agente y Cualquiera en tu organización puede ejecutar y editar este agente.

Compartir un agente nunca hace que se ejecute en las reuniones de otros: cada persona lo activa para las suyas. Cuando lo compartes, Jurnie te ofrece avisar a tus compañeros. Avisar a todos en tu organización, o Avisar a tu espacio de equipo para un espacio de equipo, envía un correo a quienes aún no han decidido sobre él. Puedes enviar cada uno una vez por agente, justo después de compartirlo o más tarde desde la página del agente.

Solo el creador del agente puede cambiar con quién se comparte. Si el creador sale del espacio de equipo con el que está compartido un agente, o lo quitan de él, el agente pasa a ser privado y deja de ejecutarse para quienes lo activaron.

Las ejecuciones de agentes son privadas. Cada ejecución pertenece a la persona para la que se ejecutó, y nadie más la ve, ni siquiera los administradores. Como ocurre con las notas personales, cada persona que abre una reunión compartida tiene su propia pestaña Agentes. Una ejecución no cambia nada en otra aplicación sin la aprobación de esa persona, salvo que haya activado Aprobar automáticamente las acciones de este agente para sí misma. Cada persona lo decide para sus propias ejecuciones; activarlo no afecta a nadie más. En un agente que otros pueden editar, la aprobación automática sigue activada para ti aunque alguien cambie lo que hace el agente.

Una ejecución actúa en nombre de la persona para la que se ejecuta. En una herramienta que cada persona conecta por su cuenta, como Jira, usa la conexión propia de esa persona. Una herramienta que un administrador conecta una sola vez para toda la organización, como HubSpot, funciona en cualquier reunión.

Activar un agente que compartió un compañero

Los agentes que comparten tus compañeros están en Compartidos contigo, en Agentes. No se ejecutan en tus reuniones hasta que los activas. Cada uno sobre el que aún no has decidido lleva la marca Nuevo, y aparece un punto junto a Agentes en la barra lateral.

• Para activarlo, usa el interruptor de su fila, o ábrelo y haz clic en Activar. Se ejecuta después de tu próxima reunión que coincida.
• Ahora no quita la marca Nuevo y deja el agente desactivado. Puedes activarlo más tarde.
• Para una de tus reuniones que ya pasó, abre la pestaña Agentes de la reunión y elige el agente en Ejecutar otro agente. Haz clic en Ejecutar agente para ejecutarlo en esa reunión, o en Activar para mis reuniones para que se ejecute después de tus próximas reuniones.

Cuándo se ejecutan los agentes

• Automáticamente, después de que se haya procesado una de tus propias reuniones: cada agente activado para ti, como máximo una vez por reunión. Los agentes nunca se ejecutan por sí solos en reuniones que otros comparten contigo.
• A mano, en la pestaña Agentes de cualquier reunión que puedas abrir. En tu propia reunión, selecciona un agente o elige uno en Ejecutar otro agente; en una reunión que otros comparten contigo, elige uno en Ejecutar un agente. Luego haz clic en Ejecutar agente. Para volver a ejecutar un agente, selecciónalo en la lista y haz clic en Ejecutar de nuevo.

Si un compañero también ejecuta un agente en la misma reunión que tú, cada ejecución actúa por su cuenta, así que puede, por ejemplo, añadir una segunda nota en el CRM.

Consulta Revisar lo que propone un agente.

Editar, copiar o eliminar un agente

Haz clic en un agente de la lista para abrirlo. Los cambios solo se aplican a las ejecuciones futuras. El menú ⋮ tiene Duplicar, que crea una copia privada, y, si puedes editar el agente, Eliminar. Los agentes que no puedes editar se abren como Detalles del agente, donde puedes activarlos o desactivarlos para tus reuniones y cambiar Tu configuración.